Virtuelle Konten
Der tägliche Umgang mit tausenden von Einzahlungen und Abbuchungen stellt viele Unternehmen vor einen erheblichen administrativen Aufwand. Eine effiziente Lösung bieten virtuelle Konten, die die Steuerung von Zahlungsvorgängen vereinfachen, die Komplexität reduzieren und das Risiko von Fehlbuchungen minimieren.
23. September 2024 | Lesedauer 5 Minuten
Für Mieter:innen ist die Sache klar: Sie überweisen zum Monatsbeginn ihre Mieten an den Verwalter. Doch wie sieht das Ganze auf der anderen Seite aus, bei den großen Immobiliengesellschaften? Der bürokratische Aufwand bei einer Vielzahl von Verträgen und Zahlungsvorgängen, mit monatlichen Einzahlungen durch die Mieter:innen und zugleich abfließenden Zahlungen für Wasser, Wärme und Strom ist immens. Wenn dann noch Mieter:innen ein eigenes Zahlungskonto hätten – was vor nicht allzu langer Zeit noch die Regel war – wären immens viele Konten mit einer Flut an Buchungen zu führen. Mit virtuellen Konten gibt es heute eine gute Lösung für die Herausforderung, ein kleinteiliges Zahlungsgeschäft mit einer enormen Anzahl an Ein- und Ausgängen bei einem gleichzeitig rasant steigenden Wohnungsbestand zu managen. Ein virtuelles Konto wird regulär durch IBAN und BIC angesprochen, ist aber im Bankensystem nicht eröffnet.
Zahlungen werden automatisch zugeordnet
Konkret auf das Beispiel bezogen: Mieter:innen überweisen die Miete auf ein individuelles virtuelles Konto. Damit ist klar ersichtlich, ob die Miete pünktlich und in der richtigen Höhe gezahlt wird. Alle virtuellen Konten sind jedoch einem realen Konto zugeordnet. So werden die Umsätze, die auf den virtuellen Konten erfolgen, unverzüglich dem realen Konto gutgeschrieben, beziehungsweise von dort abgezogen. Eine automatische Zuordnung der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung findet über die elektronischen Kontoauszugsinformationen statt.
Effiziente Lösungen für den granularen Zahlungsverkehr
Virtuelle Konten werden aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung und des gleichzeitig granularen werdenden Zahlungsverkehrs zunehmend wichtig. Und das nicht allein in der Immobilienwirtschaft, sondern auch in anderen Wirtschaftsbereichen, wie etwa der Gesundheitsbranche. Dort managen Dienstleistungsunternehmen zum Beispiel Teile des Zahlungsverkehrs für Apotheken und große Krankenhäuser und steuern das Forderungsmanagement gegenüber ihren Kund:innen. Gerade bei der ambulanten Versorgung mit Arzneimitteln sind Apotheken gefordert. Hier sind Lösungen gefragt, die reibungslose Abläufe und eine angemessene Kommunikation mit der Kundschaft gewährleisten. Das Unternehmen erstellt und versendet etwa im Auftrag der Kliniken transparente Rechnungen, inklusive Rezeptkopien, Rechnungsduplikate und Überweisungsvordrucke für eine zügige Begleichung der offenen Beträge. Dank der virtuellen Konten werden alle Einzahlungen der Kund:innen direkt bestimmten Apotheken zugeordnet.
Mithilfe von virtuellen Konten lassen sich Zahlungsströme heute weit effizienter managen.
Stefanie Buhtz, Team Head of Cash Management Sales
Das Rechnungswesen wird optimiert, Buchungen vereinfacht
Der Einsatz von virtuellen Konten kann Unternehmenskund:innen und ihren Treasury-Abteilungen enorme Vorteile bieten: Durch die automatische Zuordnung von Zahlungen wird das Rechnungswesen optimiert, Buchungen werden einfacher, schneller und fehlerfrei zugeordnet. Fehlbuchungen oder langwieriges Suchen nach bestimmten Gut- und Lastschriften gehören mit virtuellen Konten der Vergangenheit an.